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EMPLOIS

ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE

Expérience : BAC+3, BAC+4 | publié le 01/10/18
Récapitulatif de l'annonce
  • Poste : ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE
  • Type d'offre : Emploi
  • Métier(s): Assistanat de Direction, Commerce et Administration des Entreprises, Communication, Management
  • Niveau(x): BAC+3, BAC+4
  • Expérience: 3 ans
  • Lieu: ABIDJAN
  • Date de publication: 27/09/2018
  • Date limite: 12/10/2018

 

Détails de l'annonce

IST-JOB

recrute

ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE

Description du poste

MULTINATIONAL DANS SON DOMAINE D'ACTIVITE RECHERCHE UNE ASSISTANTE DE DIRECTION PROFESSIONNELLE BILINGUE CAPABLE DE:

1. Assiste le Directeur Général, afin d'optimiser la gestion des activités a. Gestion de planning, b. Organisation de déplacements, c. Communication, d. Préparation de réunions, e. Accueil, ...).

2. Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

3. Prendre en charge le suivi complet de dossiers confier par le DG (suivi de relance clients, gestion administrative du DG ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...)

4. Peut coordonner une équipe si besoin à la demande du Directeur Générale

1. Organiser les rendez-vous, le planning du DG, et filtrer les appels et les accueils physiques

2. Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ... et / ou à la demande de DG

3. Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne aux différents responsables

4. Organiser les déplacements de la DG

5. Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)

6. Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques Assurer la qualité du secrétariat de la DG

1. En réceptionnant et filtrant les appels et les courriers

2. En constituant, mettant à jour, classant et archivant les dossiers

3. En suivant les agendas et anticipant les besoins de réservations et la mise en œuvre des actions nécessaires,

4. En organisant les réunions et manifestions en interne ou à l’extérieur,

5. En fournissant une information fiable et régulière au(x) responsable(s) de service(s) et collaborateurs,

6. En veillant à la confidentialité des informations,

7. En analysant les résultats et proposant des voies de progrès. Assurer le reporting de la DG dans le respect des délais

1. En recueillant et compilant les informations des directions et services,

2. En contrôlant la cohérence des éléments fournis, 3. En assurant la diffusion des rapports, compte rendus, dossiers, etc.

4. En participant au suivi des actions. Assurer un accueil de qualité pour le DG

1. En contrôlant la bonne application des procédures et leur mise à jour,

2. En veillant à la prise en charge de qualité des visiteurs surtout des VIP et des appels sur le standard,

3. En alertant et participant avec le service Accueil sur des améliorations à apporter. Garantir l’amélioration de la productivité du DG 4. En organisant et planifiant le travail,

5. En recherchant, proposant et organisant la mise en œuvre de méthodes de travail et d’outils efficaces,

6. En contrôlant l’exigence des objectifs et des plans d’action du DG,

7. En contrôlant les activités et tâches déléguées par le DG,

8. Garantir l’élaboration des outils de communication, la diffusion et la qualité de l’information en interne et en externe :

9. En mettant à jour et en vérifiant l’homogénéité de l’information diffusée (intranet, site internet, présentations,…) 10. En diffusant les informations attendues dans les délais.

Profil du poste

FEMME ÂGÉE DE 30 A 35 ANS bonne présentation et élocution

• Un diplôme de niveau Bac+3(4) (LICENCE , MASTER , ...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion.

• Accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...), en secrétariat complété par une expérience professionnelle.

• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail, Fonctionnement des services

• Règles de l'expression orale et écrite de qualité

• Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)

• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire

• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet

• Tableaux de bord et outils de planification et suivi

• Standard téléphonique, annuaire internet

• Annuaire de la collectivité et des partenaires

• Principes rédactionnels de la note de synthèse,

• Principes rédactionnels du compte-rendu Techniques de prise de notes

• Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)

• Méthodes de classement et d'archivage

• Modalités d'accueil

• Techniques de gestion administrative, Normes rédactionnelles

• Comprendre les enjeux de l’entreprise

• Être disponible en dehors des heures de travail

• Être objective, respectueuse, curieuse, ferme, vive d’esprit, endurante, attentive

• Capacité à stimuler l’enthousiasme

• Avoir une ouverture d’esprit, le sens de la communication

• Donner une bonne impression de soi

• Savoir gérer et motiver, valoriser son domaine d’activité, donner des consignes

• Avoir le sens des responsabilités

• Faire preuve de maîtrise de soi

• Résistance au stress et à la pression

• Réactivité

• Esprit d’initiative

• Grande capacité d’adaptation

• Méthodique

• Être discrète.
bonne expression en anglais écrit et oral .

Dossiers de candidature

MERCI DE FAIRE PARVENIR CV ET LETTRE DE MOTIVATION A
istjob.recrutement@istjobs.com 

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